システム化計画 (システムカケイカク) とは | 意味や読み方など丁寧でわかりやすい用語解説

システム化計画 (システムカケイカク) の読み方

日本語表記

システムか計画 (システムカケイカク)

英語表記

Systemization Plan (システマゼイションプラン)

システム化計画 (システムカケイカク) の意味や用語解説

システム化計画とは、企業が新たな情報システムを導入、あるいは既存のシステムを刷新する際に、プロジェクトの最も初期の段階で実施される極めて重要な工程である。これは、これから始まるシステム開発プロジェクト全体の目的、範囲、方針、投資計画などを明確に定義し、経営層を含む関係者間の合意を形成するための活動を指す。この工程の成果は「システム化計画書」として文書化され、プロジェクトを正式に開始するための承認を得るための基礎資料となる。目的やゴールが曖昧なままプロジェクトを進行させると、開発途中で仕様変更が多発したり、完成したシステムが本来解決すべきであった業務課題に対応できなかったりする事態に陥りやすい。そのため、システム化計画はプロジェクト全体の羅針盤として、その後の要件定義、設計、開発といった全ての工程の土台となる役割を担う。 システム化計画のプロセスでは、まず初めにシステム化の背景と目的を明確にすることから着手する。現状の業務プロセスにおける問題点や非効率な点、経営戦略上の課題などを詳細に分析する。これを「現状分析（As-Is）」と呼ぶ。例えば、「手作業でのデータ入力に時間がかかり、ミスも頻発している」「顧客情報が複数の部署でバラバラに管理されており、全体像が把握できない」といった具体的な課題を洗い出す。次に、これらの課題をシステム導入によってどのように解決し、どのような理想的な状態を目指すのかを定義する。これを「あるべき姿（To-Be）」の設定と呼ぶ。この目的設定がプロジェクト全体のゴールとなり、関係者全員が共通の認識を持ってプロジェクトを推進するための拠り所となる。 次に、システム化の対象範囲、すなわちスコープを厳密に定義する。これは、どの業務領域を、どの部門の、どの利用者のためにシステム化するのかを具体的に定める作業である。例えば、「営業部門における顧客管理業務のうち、新規顧客の登録から商談履歴の管理までを対象とし、請求書発行業務は対象外とする」といったように、機能の範囲、組織の範囲を明確に線引きする。スコープが曖昧なままだと、プロジェクトの途中で関係者から「この機能も追加してほしい」といった要求が次々と発生し、予算超過やスケジュール遅延の直接的な原因となる「スコープクリープ」と呼ばれる現象を引き起こす。これを防ぐためにも、スコープの合意形成は不可欠である。 スコープが定まったら、それを実現するための具体的な方法、つまりシステム化方針を策定する。選択肢としては、市販されているパッケージソフトウェアを導入して自社の業務に合わせて設定する方法、ゼロから独自のシステムを開発するスクラッチ開発、あるいはクラウド上で提供されるSaaS（Software as a Service）を利用する方法などが考えられる。それぞれの方式には、開発費用、導入期間、カスタマイズの自由度、保守性などの面で一長一短があるため、自社の要件や予算、技術力、将来の拡張性などを総合的に勘案して最適な方式を選定する。また、技術的に実現可能かどうかの調査や、既存の他システムとの連携方法についてもこの段階で検討する。 システム開発は多額の投資を伴うため、その投資がどれだけの効果を生むのかを事前に評価することも重要である。これを費用対効果分析（ROI: Return on Investment）と呼ぶ。開発にかかる初期費用、ライセンス費用、導入後の保守・運用費用といった「コスト」と、システム化によって得られる人件費の削減、業務時間短縮による生産性向上、売上増加といった「効果」を、可能な限り定量的に算出して比較検討する。この分析結果は、経営層がシステム化への投資を承認するか否かを判断するための客観的な意思決定材料となる。 さらに、プロジェクトを成功に導くための推進体制と、大まかなスケジュールを策定する。誰がプロジェクトの最高責任者となり、誰がプロジェクトマネージャーを務めるのか、そして各部門からどのようなスキルを持つメンバーが参加するのかといったプロジェクト体制を定義する。その上で、要件定義、設計、開発、テスト、導入といった各工程にどれくらいの期間を要するかを見積もり、プロジェクト全体のスケジュール、いわゆるマスタースケジュールを作成する。最後に、プロジェクトの進行を妨げる可能性のあるリスクを事前に洗い出し、その対策を検討する。技術的な問題、予算の超過、スケジュールの遅延、要員の離脱など、想定されるリスクを特定し、それが発生した場合の対応策や、リスクの発生確率を低減させるための予防策を計画に盛り込む。 これらの検討事項を全て体系的にまとめたものが、最終的な成果物である「システム化計画書」である。この文書をもって経営層や関連部門から承認を得ることで、プロジェクトは正式にスタートし、次の要件定義フェーズへと移行することが可能となる。このように、システム化計画は、プロジェクトの成否を分ける戦略的な工程であり、しっかりとした計画を立てることが、後の工程での混乱や手戻りを防ぎ、期待された効果を持つシステムを計画通りに完成させるための礎となる。