【ITニュース解説】知識ゼロの人に説明するときに大事なことは？ 「わわわIT用語辞典」管理人が実践する説明の技術

この記事では、ITエンジニアではない人に技術的な内容を説明する際の難しさと、その解決策について解説している。特に、システムエンジニアを目指す初心者にとって、技術を理解するだけでなく、それを人に伝える能力も重要となるため、この記事の内容は非常に役立つ。

まず、記事は、技術的な内容を正確に伝えようとすると説明が複雑になり、逆に簡単に説明しようとすると正確性が損なわれるというジレンマを指摘している。これは、システムエンジニアが日々の業務で直面する課題の一つだ。クライアントや他の部署のメンバーなど、ITの専門知識を持たない人にシステムや技術の概要を説明する際に、この問題に直面することは多い。

記事の中で、「わわわIT用語辞典」管理人の佐々木真さんは、難しい技術を正確かつ簡単に説明することは不可能だと述べている。これは、システムエンジニアにとって重要な認識だ。なぜなら、相手に合わせた説明方法を考える必要があるからだ。つまり、技術を一方的に伝えるのではなく、相手の理解度や背景知識を考慮し、適切な言葉を選ぶ必要がある。

では、具体的にどうすれば良いのか。記事では、非専門家への説明における心構えを紹介している。それは、相手が「分かった！」と思えるように説明することを目指す姿勢だ。このためには、以下の点が重要となる。

1. 相手の知識レベルを把握する: 説明を始める前に、相手がどの程度の知識を持っているのかを確認することが重要だ。全く知識がない場合は、基本的な概念から丁寧に説明する必要がある。ある程度の知識がある場合は、その知識を前提として、より具体的な説明に進むことができる。

2. 専門用語を避ける: 専門用語は、非専門家にとっては理解を妨げる要因となる。できる限り、平易な言葉で説明するように心がける。どうしても専門用語を使う必要がある場合は、その場で用語の意味を説明する。

3. 具体例を用いる: 抽象的な説明だけでは、相手はなかなか理解できない。具体的な例を用いることで、説明内容をイメージしやすくすることができる。例えば、データベースの処理速度を説明する際に、「例えるなら、スーパーでレジが1台しかない状態から、10台に増やすようなものです」といった例えを使うと、相手は処理速度が向上することを直感的に理解できる。

4. 相手の反応を見ながら説明する: 説明している最中に、相手が理解しているかどうかを確認することが重要だ。相手の表情や質問から、理解度を判断し、必要に応じて説明を補足したり、別の角度から説明したりする必要がある。

5. 目的を明確にする: 何を伝えたいのか、説明の目的を明確にすることが重要だ。目的が曖昧なまま説明すると、相手は混乱してしまう。例えば、「今回のシステム改修の目的は、業務効率を向上させることです」といったように、最初に目的を伝えることで、相手は説明全体を理解しやすくなる。

6. ストーリーで語る: 技術的な内容を単に羅列するのではなく、ストーリーとして語ることで、相手は興味を持って聞くことができる。例えば、ある問題を解決するために、どのような技術をどのように活用したのか、といったストーリーを語ることで、相手は技術の価値を理解しやすくなる。

7. 完璧を目指さない: 完璧な説明を目指すと、説明が複雑になり、かえって相手を混乱させてしまうことがある。重要なポイントを絞り、相手が理解しやすいように、簡潔に説明することが重要だ。

これらの点を意識することで、システムエンジニアは、非専門家に対して技術的な内容を効果的に説明することができるようになる。これは、プロジェクトを円滑に進める上で非常に重要なスキルだ。なぜなら、クライアントや他の部署のメンバーと効果的にコミュニケーションをとることで、誤解を防ぎ、協力体制を築くことができるからだ。

特に、システムエンジニアを目指す初心者は、技術を学ぶだけでなく、人に伝える能力も意識的に磨く必要がある。日々の業務の中で、同僚や先輩エンジニアに技術的な質問をする際に、説明の仕方や言葉遣いを観察し、参考にすることが有効だ。また、実際に非専門家に対して説明する機会があれば、積極的に挑戦し、経験を積むことが重要となる。

この記事は、システムエンジニアが技術を伝える際の難しさと、その解決策について簡潔にまとめている。システムエンジニアを目指す初心者は、この記事の内容を参考に、コミュニケーション能力を向上させることで、より優秀なエンジニアになることができるだろう。