【ITニュース解説】How to Use AI to Plan and Run Better Meetings

システムエンジニアの仕事は、単にコードを書くだけではなく、チームメンバーとの協力、顧客との要件定義、プロジェクトの進捗管理など、多岐にわたる。これらの活動において、会議は欠かせないコミュニケーション手段の一つである。しかし、多くの人が会議に対してネガティブな印象を抱いているのが現状だ。会議が長すぎたり、目的が不明瞭だったり、あるいはまったく不要に感じられたりすることは少なくない。このような非効率な会議は、時間とエネルギーを無駄にするだけでなく、プロジェクト全体の生産性を低下させる大きな要因となる。システムエンジニアとして、限られたリソースの中で最大限の成果を出すためには、会議の質を向上させることが非常に重要になる。

幸いなことに、近年急速に進化している人工知能（AI）は、この会議の問題を根本から解決する強力なツールとなり得る。AIを活用することで、会議をより短く、より明確にし、最終的にはより生産的なものへと変革できるのだ。ここでは、AIをどのように活用して、会議の計画、実施、そしてその後のフォローアップを効率的かつ効果的に行うかについて具体的に解説する。

まず、会議の最初のステップである「アジェンダの計画」においてAIは大きな力を発揮する。通常、アジェンダを作成するには、会議の目的や参加者の役割、議論すべきトピックなどを考慮し、かなりの時間を費やす必要がある。しかし、AIを使えば、この手間を大幅に削減できる。例えば、AIに「あなたはオペレーションマネージャーです。顧客サポートの効率改善に関する30分のチーム会議のために、5点のアジェンダを作成してください。時間配分を含めてください」といった具体的な指示（プロンプト）を与えることで、数分で最初のドラフトを生成させることが可能だ。これにより、会議の前に明確な構造が確立され、参加者全員が議題を事前に把握し、準備を整えて臨むことができる。会議の目的が明確になることで、無駄な議論が減り、本質的な話し合いに集中できるようになる。

次に、会議の準備段階で必要となる「事前資料の要約」にもAIは有効である。多くの会議では、議論の前提となる資料が事前に共有される。しかし、その資料が数十ページにも及ぶ長大なレポートである場合、すべての参加者が隅々まで目を通すのは現実的ではない。情報が多すぎると、重要なポイントが見落とされたり、会議前に十分に内容を理解できなかったりするリスクがある。そこでAIの出番だ。AIに「このレポートを5つの箇条書きとチーム向けの2つの議論の質問に要約してください」といったプロンプトを与えれば、膨大な情報の中から核心となる部分を抽出し、簡潔なサマリーと議論を促す質問を生成してくれる。これにより、参加者は詳細に埋もれることなく、要点を素早く把握し、会議における議論の質を高めることができる。

会議が始まってからも、AIは「会議の進行」をサポートする強力なファシリテーターとして機能する。AIを活用したツール、例えばOtter.aiやFirefliesのようなサービス、あるいはTiledeskのようなプラットフォームとの連携機能は、会議中の発言をリアルタイムで文字起こしし、要点を自動的にまとめることができる。これにより、参加者はメモを取ることに気を取られることなく、議論に完全に集中できる。また、これらのAIツールは、会議の残り時間を表示したり、議論が本筋から逸れそうになった際に警告したりすることで、会議が時間通りに、そして目的に沿って進行するよう支援する。システムエンジニアにとって、集中力は生産性に直結するため、このような支援は非常に価値がある。

会議の最後に最も重要なのが、「アクションアイテムの特定と割り当て」である。会議でどんなに素晴らしい議論が交わされても、それが具体的な行動に繋がらなければ意味がない。しかし、会議中に多くの議論が展開される中で、誰が何を、いつまでにやるべきかを正確に記憶し、整理するのは容易ではない。ここでもAIが活躍する。会議の議事録（リアルタイムでAIが作成した文字起こしデータなど）をもとに、AIに「この議事録から、全てのアクションアイテムをリストアップし、参加者に割り当て、期限を設定してください」と指示すれば、瞬時に具体的なタスクリストを作成してくれる。これにより、会議の終了時に「次は何をするべきか」という混乱が生じることなく、全員が自分の役割と次のステップを明確に理解できる。

そして、会議の終了後には、「インスタントなフォローアップの送信」が重要となる。会議の内容を正確に共有し、決定事項やタスクを改めて確認することで、説明責任を強化し、その後の具体的な行動を促すことができる。このフォローアップメールの作成も、AIが代行してくれる。AIに「今日の[トピック]に関する会議をまとめたプロフェッショナルなフォローアップメールを作成してください。議題、成果、割り当てられたタスクを含めてください」といったプロンプトを与えるだけで、数分で整理されたメールドラフトが完成する。手作業で時間をかけて議事録をまとめ、メールを作成する手間が省けるため、他の重要な業務に時間を充てることが可能になる。

これらのAI活用法を実践することで、会議は根本的に変化する。会議は明確な目的と構造を持って始まり、議論は常に本質に集中し、そして会議で決定された事項は具体的な行動へと確実に繋がる。これまでの会議がエネルギーを消耗させるだけの「消耗戦」であったとすれば、AIを導入した会議は、迅速な意思決定と生産的なアウトプットを生み出す「意思決定エンジン」へと変貌するのだ。

システムエンジニアとして、日々の業務効率を最大化することは常に求められる課題である。悪い会議は貴重な時間を浪費し、プロジェクトの停滞を招く。しかし、AIを搭載した会議は、チームに新たな勢いと生産性をもたらす。たとえ週に一度しか会議に参加しないとしても、AIにアジェンダの計画、事前資料の要約、またはフォローアップメールのドラフト作成といった小さな部分からでも試してみる価値はある。その効果はすぐに実感できるはずだ。AIは単なるツールではなく、私たちの働き方、特にチームでの協業のあり方をより良いものに変える可能性を秘めている。これからのシステムエンジニアにとって、AIを賢く活用する能力は、ますます重要なスキルとなるだろう。