【ITニュース解説】Most people don’t hate work — they hate bad meetings. Too long, too vague, and often unnecessary. The good news? AI can make meetings shorter, sharper, and more productive.

多くの人が仕事そのものを嫌っているのではなく、無駄が多く、非効率な会議に不満を感じているという問題意識が広がっている。長時間にわたる会議、目的が曖昧な会議、何の結論も出ない会議は、参加者の貴重な時間とエネルギーを奪い、仕事の生産性を大きく低下させている。しかし、人工知能（AI）を活用することで、このような「悪い会議」を「短く、鋭く、そして生産的」なものに変える可能性が大きく開かれている。

会議の課題は多岐にわたる。会議の前に十分な準備が行われず、アジェンダ（議題）が不明確なまま開始されることも少なくない。また、不必要な人が多く参加していたり、特定の議題に時間がかかりすぎて他の重要な議論が進まなかったりすることもある。会議中に議論が脱線し、本来の目的から逸れてしまうこともよく見られる光景だ。そして、会議が終わっても議事録が作成されなかったり、作成されても内容が曖昧で、誰が何をすべきか、いつまでにすべきかが不明確な場合も多い。これでは、せっかくの議論も形骸化し、次の行動に繋がらない。

AIは、これらの会議における様々な課題を解決するための強力なツールとなり得る。まず、会議の計画段階において、AIは大きな貢献をする。例えば、過去の会議データや参加者のカレンダー、プロジェクトの進捗状況などを分析し、最も適切なアジェンダを自動的に提案できる。会議の目的を明確にし、その目的に沿った形で議論の順序や時間配分を最適化する。また、本当に会議に参加すべきメンバーを特定し、不必要な参加者を減らすことで、会議の規模を適正化し、より効率的な議論を促す。関連する資料や過去の決定事項をAIが自動で集約し、会議の前に参加者に提示することで、全員が共通の認識を持って会議に臨むことが可能になる。

会議が進行している最中にも、AIはリアルタイムでその価値を発揮する。AIによる音声認識技術は、会議中の発言を正確に文字に起こし、リアルタイムで議事録を作成できる。これにより、参加者はメモを取る作業に追われることなく、議論に集中できるようになる。さらに、AIは発言の内容を解析し、重要なポイントや決定事項、タスクとして割り当てられるべきアクションアイテムを自動的に抽出する。誰が、何を、いつまでに実行すべきかという情報を明確にし、責任の所在をはっきりさせることで、会議後の行動への繋がりが格段に良くなる。議論が長くなりがちな議題では、AIが過去のデータに基づいて時間配分を提案したり、特定の話題から逸れていないかを監視したりすることで、効率的な進行をサポートする。

会議が終了した後も、AIの恩恵は続く。会議の全内容を自動で要約し、重要な決定事項やアクションアイテムをまとめた議事録を迅速に生成できる。これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に削減し、会議の内容を全員が正確に共有できるようになる。また、AIは生成されたタスクをプロジェクト管理ツールに連携させ、進捗状況の追跡や期日のリマインダー設定を自動で行うことも可能だ。過去の会議の記録や決定事項は、AIによって整理され、検索可能な知識ベースとして蓄積される。これにより、後から特定の情報が必要になった際にも、迅速に目的のデータを見つけ出すことができ、意思決定のプロセスを迅速化する。

システムエンジニアを目指す初心者にとっても、AIを活用した会議は多くのメリットをもたらす。システム開発の現場では、要件定義、設計レビュー、進捗報告など、多くの会議が行われる。これらの会議がAIによって効率化されれば、開発作業に集中できる時間が増え、生産性の向上に直結する。会議での議論が明確になり、決定事項やタスクが明確化されることで、認識の齟齬が減り、手戻りの発生リスクを低減できる。また、新人エンジニアにとっては、発言の機会が少ない会議で議事録作成の負担が軽減されたり、会議の意図や議論のポイントをAIが要約してくれることで、内容を深く理解する助けとなるだろう。将来のシステムエンジニアとして、このようなAIを活用したツールを使いこなすスキルは、今後ますます重要になる。さらに、AIを活用した会議支援ツールそのものの開発や改善に携わる機会も生まれる可能性があり、AI技術への理解と応用力は、キャリアを築く上で不可欠な要素となっていく。

このように、AIは会議の企画から実行、そして終了後のフォローアップに至るまで、あらゆる段階で会議の質を向上させる可能性を秘めている。それは単に時間を短縮するだけでなく、議論の質を高め、具体的な成果に繋がりやすくすることで、参加者全員の仕事への満足度と組織全体の生産性を向上させる。AIの進化は、私たちにとってより良い働き方、より充実した会議環境を現実のものとし、仕事の未来を明るく照らす鍵となるだろう。