【ITニュース解説】オリジン東秀、TOKIUM導入で経費精算・請求書処理を効率化--年間7000時間の工数削減へ

システムエンジニアを目指す初心者にとって、ITシステムがどのように現実のビジネス課題を解決しているのかを理解することは非常に重要だ。今回は、弁当・総菜事業や外食事業を幅広く展開する「オリジン東秀」が、ビジネスにおける日々の業務の効率化を目指し、株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM経費精算」と「TOKIUMインボイス」という二つのシステムを導入したニュースについて解説する。この導入により、年間で約7000時間もの作業時間の削減が見込まれているという。

まず、オリジン東秀がどのような企業であるかを少し説明する。この会社は、スーパーマーケットなどで見かけるお弁当やお惣菜の販売、そして飲食店を運営している。全国に多数の店舗を展開しており、多くの従業員が働いている。このような規模の企業では、日々のビジネス活動の中で、非常に多くの「お金のやり取り」が発生する。具体的には、従業員が仕事で使った費用を会社に請求する「経費精算」や、仕入先などからの「請求書」を処理して支払いを行う業務だ。

これまでの多くの企業では、これらの経費精算や請求書処理は、紙ベースで行われることが一般的だった。例えば、従業員が出張や消耗品の購入で使ったお金の領収書を一枚一枚集め、専用の用紙に手書きで記入し、それを上司に提出して承認をもらい、最終的に経理部門がその情報をシステムに入力して支払いを行う。請求書についても同様に、取引先から送られてきた紙の請求書を経理担当者が確認し、手作業で会計システムに入力し、支払いの手続きを進める、という流れになる。

このような紙と手作業に頼る業務には、いくつかの大きな課題があった。一つは、膨大な手間と時間がかかることだ。特にオリジン東秀のように多くの店舗と従業員を抱える企業では、毎日、何千枚、何万枚もの領収書や請求書が発生する。これらを一枚ずつ確認し、手作業で入力していく作業は、経理部門にとって非常に大きな負担となる。また、従業員にとっても、領収書を貼り付けたり、申請書を作成したりする作業は、本来の業務ではない「付帯作業」であり、貴重な時間を奪ってしまう。二つ目は、人的ミスのリスクである。手作業での入力や確認では、どうしても誤入力や計算ミスが発生しやすくなる。このようなミスは、後で修正するためにさらに手間がかかったり、会社の会計の正確性に影響を与えたりする可能性がある。三つ目は、業務の停滞と属人化だ。紙の書類を回す承認プロセスは時間がかかり、特定の担当者が不在だと業務が滞ってしまうことがある。また、特定の人しかその業務の内容を把握していない「属人化」が進むと、効率が悪くなるだけでなく、不正のリスクも高まる。

このような課題を解決するために、オリジン東秀が導入したのがTOKIUMが提供するシステムである。「TOKIUM経費精算」は、従業員が行う経費精算業務をデジタル化するサービスだ。このシステムを導入すると、従業員はスマートフォンを使って領収書を撮影するだけで、その情報が自動的にデータとして取り込まれる。TOKIUMのシステムは、AI（人工知能）と専門のオペレーターが連携して、領収書の内容を正確に読み取り、データ化してくれるため、従業員は手入力する手間が大幅に削減される。また、データ化された経費は、システム上で上司が承認を行い、そのまま会計システムと連携されるため、経理部門での再入力が不要になる。これにより、従業員は申請にかかる時間を短縮でき、経理部門も確認や入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになる。

次に、「TOKIUMインボイス」は、企業が受け取る請求書の処理を効率化するシステムだ。従来、取引先から紙で届いていた請求書は、スキャンしてデータとしてシステムに取り込まれる。TOKIUMのシステムが請求書の内容をデータ化し、支払期日や支払先などの情報を自動で整理する。さらに、データ化された請求書は、社内の承認フローを経て、会計システムに自動的に連携され、支払いの手続きまでスムーズに行えるようになる。これにより、請求書の紛失リスクがなくなり、支払いの遅延を防ぎ、経理部門の負担を大きく減らすことができる。

これらのシステム導入によって、オリジン東秀は年間7000時間もの工数削減を目指している。この7000時間という数字は、単に「時間を短縮できる」ということ以上の意味を持つ。例えば、一日8時間労働の人が約875日分の作業を削減できる計算であり、これは多くの従業員が経費精算や請求書処理のために使っていた膨大な時間を、本来の店舗運営や商品開発、顧客サービスといった「会社の利益に直結する重要な業務」に振り向けられるようになることを意味する。従業員の残業時間を削減したり、ストレスを軽減したりする効果も期待できる。また、業務のデジタル化は、データの正確性を向上させ、内部統制（会社のルールや仕組みが適切に運用されていることを確認する体制）の強化にもつながる。

システムエンジニアを目指す皆さんにとって、このニュースは、ITシステムがどのように現実のビジネス課題を解決し、企業の成長に貢献しているかを示す良い例だ。システムは、単にコンピューターを操作するだけでなく、現場の「困りごと」をITの力で解決し、人々の働き方や企業のあり方を変革する可能性を秘めている。今回導入されたTOKIUMのサービスは、「SaaS（Software as a Service）」と呼ばれる形態で提供されるクラウドサービスである。SaaSは、利用者が自社でシステムを構築・運用する手間をかけずに、インターネットを通じて必要な機能を必要な分だけ利用できるため、初期投資を抑えつつ、最新のシステムを手軽に導入できるというメリットがある。

このようなクラウドサービスを導入する際、システムエンジニアは、企業の既存システムとの連携方法を検討したり、導入後の安定稼働をサポートしたり、あるいはシステムのカスタマイズが必要な場合にはその要件定義を行ったりするなど、多岐にわたる役割を担うことになる。業務課題を理解し、最適なITソリューションを提案・導入・運用する能力は、これからのシステムエンジニアにとって非常に重要だ。オリジン東秀の事例は、まさにデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、デジタル技術を活用して企業の競争力を高める取り組みの具体例と言えるだろう。ITの力で企業の「当たり前」を変え、より効率的で生産性の高い社会を築く。その一端を、このニュースから感じ取ってもらえれば幸いだ。