【ITニュース解説】Slack has raised our charges by $195k per year

Skyfallという企業が、コミュニケーションツールとして広く使われているSlackの料金体系変更によって、年間で約195,000ドル、日本円にして約2,900万円もの追加費用が発生することになった。これは、システムエンジニアを目指す人にとって、SaaS（Software as a Service）と呼ばれるクラウドサービスを企業が利用する際の注意点や、料金体系が変更された場合にどのような影響が出るのかを理解するための良い事例である。

まず、Slackとは何かを簡単に説明する。Slackは、企業内でメッセージのやり取りやファイル共有、ビデオ通話などを行うためのビジネスチャットツールである。チームメンバー間のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を高めるために多くの企業で導入されている。

Skyfallは、Slackの中でも特に大規模な企業向けの「Enterprise Grid」というプランを利用していた。このEnterprise Gridプランは、複数の部署やプロジェクトごとに独立したワークスペースを作成し、それらを中央で管理できる点が特徴である。多くの社員や外部パートナー、顧客など、多数のユーザーが関わる企業にとって便利な機能を提供している。

これまで、SlackのEnterprise Gridプランの料金は、実際にSlackにログインしてメッセージを送ったり、ファイルを見たりする「アクティブユーザー」の数に基づいて課金されていた。つまり、ワークスペースに招待はされているものの、あまり使っていないユーザーがいても、そのユーザーに対しては料金が発生しない、という考え方だった。これは企業にとって、一時的なプロジェクトメンバーや、ごく稀に連絡を取る外部パートナーなど、頻繁に利用しないユーザーを多く抱える場合にコストを抑えることができる利点があった。Skyfallも、顧客やビジネスパートナー、過去のプロジェクトメンバーなど、日常的にSlackを使わないユーザーを多数ワークスペースに招待していた。これらのユーザーは、必要な時にだけ情報共有のためにアクセスするような使い方であったため、以前の料金体系であれば、Skyfallにとってコスト的な負担は少なかった。

しかし、Slackは2023年9月からこの課金方法を大きく変更した。新しい課金方法は、「プロビジョニングされたユーザー数」に基づくものになった。プロビジョニングされたユーザーとは、簡単に言えば、ワークスペースに招待され、ライセンスが割り当てられているすべてのユーザーを指す。つまり、実際にログインしてSlackを利用しているかどうかに関わらず、招待されているだけで料金が発生するようになったのである。

この変更がSkyfallにとって大きな問題となった。Skyfallでは、前述のように多くの「アクティブではないがプロビジョニングされている」ユーザーを抱えていたため、料金体系の変更により、これまで課金対象ではなかったユーザーにも一斉に料金が発生するようになった。その結果、年間で約2,900万円という莫大な追加費用が発生することになったのだ。

Skyfallはこのコスト増に対応するため、いくつかの選択肢を検討した。一つは、利用頻度の低いユーザーをSlackのワークスペースから削除することである。しかし、多くのユーザーは顧客やビジネスパートナーであり、コラボレーションの必要性から招待されているため、簡単に削除することはできない。削除すれば、ビジネス上の関係に悪影響を与えたり、必要な時に連絡が取れなくなったりするリスクがある。また、一度削除したユーザーを再度招待する手間も発生する。これは、ビジネスプロセスに大きな支障をきたす可能性があったため、現実的な解決策とはならなかった。

もう一つの選択肢は、Slack以外のMicrosoft Teamsなどの別のコミュニケーションツールに移行することである。しかし、SlackはSkyfallの社内ワークフローに深く組み込まれており、長年にわたって蓄積された情報や会話の履歴がある。社員たちはSlackの操作に慣れており、移行には新しいツールの習得や過去データの移行、既存システムとの連携の見直しなど、多大な時間と労力、そしてコストがかかる。特に、Slack Connectという外部企業との連携機能も多用しており、これを使っているパートナー企業にも移行を促す必要があるため、さらに複雑になる。これらは「移行コスト」と呼ばれるもので、簡単に踏み切れるものではない。

この事例は、システムエンジニアを目指す人にとって非常に重要な教訓を含んでいる。企業がSaaSのようなクラウドサービスを導入する際には、初期費用だけでなく、将来的な料金体系の変更リスクを十分に考慮する必要がある。SaaSベンダーは、サービスの改善やビジネス戦略の変化に伴い、料金プランや課金方法を変更することがある。その変更が、予期せぬ形で企業のコストを大幅に増加させる可能性があるのだ。

また、「ベンダーロックイン」という問題も浮き彫りになっている。ベンダーロックインとは、特定のベンダーの製品やサービスに深く依存してしまい、他のベンダーの製品やサービスへの乗り換えが困難になる状況を指す。今回のSkyfallのケースでは、Slackというサービスに深く依存しているがゆえに、料金が大幅に上がっても簡単に別のサービスに乗り換えることができないという状況に陥っている。

システムを設計したり、新しいサービスを導入したりする際には、将来のビジネス規模の拡大や利用状況の変化、そしてベンダー側の料金体系の変更といったリスクを予測し、柔軟に対応できるような計画を立てることが重要である。複数の選択肢を常に検討し、もし主要なSaaSのコストが急増した場合に備えて、代替となるソリューションを把握しておくこと、あるいは、特定のサービスに過度に依存しないような設計を心がけることが求められる。このSkyfallの事例は、SaaS利用におけるコスト管理の重要性と、将来のリスクを見越したシステム設計の必要性を示す具体的な教訓と言えるだろう。