【ITニュース解説】How Our Google Drive Practices Were Walking a Dangerous Line

この記事では、Google Workspace、特にGoogle Driveの適切な利用方法について解説する。システムエンジニアを目指す初心者にも分かりやすく、Google Driveの「My Drive」と「Shared Drive」の違い、ファイル共有における注意点、そして過去のワークアラウンドがもたらす問題点について説明する。

まず、Google Workspaceとは、Gmail、Google Calendar、Google Docsなどのツールをビジネス向けにパッケージ化したものだ。組織はこれを利用して、カスタムドメインの設定、ユーザーアカウントの管理、セキュリティポリシーの制御などを一元的に行うことができる。

Google Driveは、デジタル上のファイルキャビネットと考えると分かりやすい。個人のファイル保管場所である「My Drive」と、組織で共有するための「Shared Drive」の2種類がある。「My Drive」は個人の領域であり、ファイルを共有するには、個別にアクセス権を設定する必要がある。管理者であっても、特別な理由がない限り、他人の「My Drive」を閲覧することはできない。一方、「Shared Drive」は、組織全体でファイルを共有するための場所であり、役割に基づいてアクセス制御を行うことができる。役割には、閲覧者、コメント投稿者、編集者、コンテンツ管理者、管理者などがあり、共有範囲は、特定のユーザー、Googleグループ、組織全体のユーザー、またはリンクを知っているすべての人に設定できる。

ファイル共有の方法には2つのパターンがある。1つは、「My Drive」にファイルを保存し、必要に応じて共有するパターン。もう1つは、「Shared Drive」にファイルを保存し、必要に応じてアクセスを制限するパターンだ。重要な違いは、ファイルの所有者が誰であるかということだ。「My Drive」内のファイルは個人が所有し、「Shared Drive」内のファイルは組織が所有する。もし、従業員が退職し、そのアカウントが削除されると、「My Drive」内のファイルはすべて失われる。しかし、「Shared Drive」内のファイルは安全に保持される。したがって、進行中の作業や個人的なToDoリストは「My Drive」に、チームや組織全体で共有するファイルは「Shared Drive」に保存するのが理想的だ。

「Shared with me」機能は、他のユーザーが共有したファイルやフォルダの一覧を表示する。これは、個人アカウントでは理にかなっているが、Workspaceアカウントでは問題を引き起こす可能性がある。なぜなら、「Shared with me」は単なる通知ボックスであり、フォルダ構造がなく、整理することができないからだ。そのため、ユーザーはファイルを整理しようと、「ダウンロード」、「コピーを作成」、「ショートカットを追加」、「スター付きに追加」などの操作を行う。

管理者にとって、ユーザーが共有ファイルを整理する際には、「ショートカットを追加」または「スター付きに追加」を使用するのが最良の方法だ。これらの方法は、ファイル構造を維持し、不要な複製を避けることができるからだ。しかし、これらのオプションは、右クリックメニューにすぐに表示されないため、ユーザーは「コピーを作成」を選択しがちだ。その結果、「コピーのコピー」のようなファイルが大量に作成され、単一の信頼できる情報源が失われ、ファイルが同期されなくなり、最新バージョンがどれか分からなくなるという問題が発生する。

過去には、「Shared Drive」が存在しなかったため、特別なアカウント（SharedDrive@...など）の「My Drive」を共有することで代替していた組織もあった。しかし、この方法には、アカウントが削除されるとファイルがすべて失われる、ファイル所有者が個人であるため組織的な管理が難しいという重大な問題があった。今日では、「Shared Drive」がより安全で管理しやすい解決策である。