SharePoint Online(シェアポイントオンライン)とは | 意味や読み方など丁寧でわかりやすい用語解説

SharePoint Onlineは、Microsoftが提供するクラウドベースの情報共有・共同作業プラットフォームである。Microsoft 365スイートの一部として提供され、企業や組織が文書、情報、データなどを一元的に管理し、チームメンバー間で効率的に共有・共同作業を行うことを支援する。従来のオンプレミス型のSharePoint Serverとは異なり、サーバーの構築やメンテナンス、セキュリティパッチの適用といった管理タスクはMicrosoftが担うため、利用者はインターネット環境とWebブラウザさえあれば、場所やデバイスを問わずサービスを利用できる点が大きな特徴だ。このサービスは、単なるファイルサーバーではなく、組織内の情報ポータル、プロジェクト管理ツール、業務アプリケーション基盤といった多岐にわたる用途で活用されている。社内のお知らせを掲載するポータルサイトの構築から、部門ごとの資料保管庫、特定のプロジェクトの進捗管理、さらには業務プロセスの自動化まで、情報と人を繋ぐハブとしての役割を果たす。システムエンジニアを目指す者にとって、SharePoint Onlineは企業の情報システムを構成する重要な要素の一つであり、その機能や特性を理解することは、現代のビジネス環境で求められるスキルの一つと言えるだろう。

SharePoint Onlineの核となるのは「サイト」の概念である。サイトは、情報共有や共同作業を行うための仮想的な空間であり、利用目的によって様々な種類が存在する。例えば、「チームサイト」は特定のチームやプロジェクトメンバー間の共同作業に特化しており、文書ライブラリ、リスト、ニュースフィードなどが標準で用意されている。「コミュニケーションサイト」は、組織全体や広範囲のユーザーに対して情報を発信するためのサイトで、見栄えの良いWebページを作成し、ニュースやイベント情報を効果的に共有するのに適している。

サイト内には、主に以下の機能要素が配置される。「文書ライブラリ」は、Microsoft Word、Excel、PowerPointなどのファイルを保管・管理する機能だ。ファイルはクラウド上に保存され、複数のユーザーが同時に同じファイルを編集する「共同編集」が可能である。ファイルのバージョン履歴が自動的に保存されるため、誤って上書きしても以前の状態に戻すことができる。また、「チェックイン/チェックアウト」機能を利用すれば、特定のユーザーがファイルを排他的に編集し、作業中の競合を防ぐこともできる。OneDrive for Businessとの連携により、PCとSharePoint Online間でファイルを同期し、オフライン環境でも作業を進めることが可能だ。

「リスト」は、構造化されたデータを管理するための機能である。Excelのような表形式でデータを扱え、タスクリスト、連絡先リスト、課題管理リスト、会議議事録など、様々な種類の情報を格納できる。ユーザーはカスタムリストを作成し、必要な項目（列）を自由に定義することで、特定の業務要件に合わせたデータベースを構築できる。例えば、新入社員のオンボーディング状況を管理するリストや、社内設備の予約管理リストなど、多岐にわたる用途で利用されている。リストに登録されたデータは、ビューを作成することで様々な条件で絞り込んだり、並べ替えたりして表示できるため、必要な情報に素早くアクセスできる。

「ページ」機能は、サイト内にWebページを作成し、情報を分かりやすく表示するためのものだ。テキスト、画像、動画、ドキュメント、リスト、カレンダーなど、様々な「Webパーツ」を配置することで、視覚的に魅力的な情報ポータルや案内ページを容易に構築できる。プログラミングの知識がなくても、直感的な操作でレイアウトを調整し、リッチなコンテンツを作成できるのが強みだ。

SharePoint Onlineは、情報共有とコラボレーションを促進する多くの機能を提供する。強力な「検索機能」は、サイト内だけでなく、組織全体のSharePoint OnlineやOneDrive for Businessに保存された情報から目的のファイルを素早く探し出すことを可能にする。「アクセス権限管理」は、サイト、ライブラリ、リスト、さらには個々のファイルやアイテムに対して、ユーザーやグループごとに細かく閲覧・編集権限を設定できるため、情報のセキュリティと統制を確保する上で不可欠な機能だ。Microsoft Teams、Outlook、Power Platform（Power Apps、Power Automate、Power BI）といった他のMicrosoft 365サービスとの連携も緊密であり、SharePoint Onlineを基盤として、より高度な業務アプリケーションや自動化ワークフローを構築することが可能になる。例えば、SharePointリストにアイテムが追加されたらTeamsに通知を送ったり、承認ワークフローを自動で実行したりといった連携が一般的だ。

システムエンジニアの視点からは、SharePoint Onlineの「カスタマイズ性」が重要となる。標準機能では対応できない業務要件に対しては、Webパーツの開発や、SharePoint Framework (SPFx) を利用したモダンなWebアプリケーションの構築が可能だ。REST APIやMicrosoft Graph APIを通じて、SharePoint Onlineのデータに外部システムからアクセスし、連携を図ることもできる。これにより、既存の基幹システムとSharePoint Onlineを統合したり、独自のポータルサイトを開発したりといった、より高度なソリューションを実現できる。サイトの構造設計、アクセス権限の設計、情報のガバナンス設計、バックアップ・リカバリ戦略の策定など、システムエンジニアが関わるべき領域は多岐にわたる。クラウドサービスであるため、インフラの管理からは解放されるが、サービスの適切な利用促進、セキュリティポリシーの適用、パフォーマンスチューニング、そして利用状況のモニタリングといった「運用管理」の側面は依然として重要だ。SharePoint Onlineは、企業における情報資産の管理と活用において中心的な役割を果たすため、その知識はシステムエンジニアとしてキャリアを築く上で不可欠なものとなるだろう。