【ITニュース解説】Find Inactive Users in Jira and Confluence

JiraやConfluenceといったAtlassian社が提供するツールは、多くの企業でプロジェクト管理や情報共有に利用されている。これらのツールは便利だが、その利用にはユーザー数に応じた費用が発生し、この課金システムが思わぬコスト増につながることがある。特に重要なのは、ユーザーが実際にログインしているかどうかにかかわらず、アクセス権が与えられているだけで課金対象となる点だ。これは、企業のIT管理者やシステムエンジニアにとって、無視できないコスト問題である。

Atlassian製品の料金体系は、ユーザー数が特定の段階（バンド）を超えると、一人あたりの単価が変動する仕組みになっている。最近の価格改定により、このコスト問題はさらに顕著になった。例えば、Jira Standardの最初の100ユーザーまでの月額料金が以前より上昇しており、全体の費用を押し上げている。このため、多くのJira管理者は「過去数ヶ月Jiraを開いていないユーザーがいるのに、なぜその分の料金を支払っているのだろうか」という疑問を抱くことになる。

非アクティブなユーザーを見つけ出す無料の方法も存在する。Atlassianの管理ポータルであるadmin.atlassian.comにアクセスし、組織内のユーザーリストをCSV形式でエクスポートできる。このCSVファイルには、各ユーザーがJiraやConfluenceなどのアプリケーションに最後にアクセスした日時を示す「Last seen in」という項目が含まれている。この情報を利用し、例えば60日や90日といった期間アクセスがないユーザーを特定し、管理者アカウントや休暇中の社員を除外した上で、手動でアプリへのアクセス権を削除したり、アカウントを非アクティブ化したりすることが可能だ。Atlassian自身も、利用していないユーザーを非アクティブ化して月額料金を削減するよう推奨している。さらに、APIを通じて同様の「最終アクティブ日時」データを取得することもできるが、このデータには最大24時間の遅延が発生する可能性がある点には留意が必要だ。

しかし、このような手動での非アクティブユーザー管理にはいくつかの限界がある。年に一度の作業であればまだ対応可能かもしれないが、頻繁に実施するには非常に手間がかかる。また、非アクティブ化されたユーザーに事前に通知が行き届かないことが多く、結果として長期休暇から復帰した社員がJiraにログインできないといったトラブルに発展することがある。手作業で管理されたスプレッドシートでは、誰がいつ、どのような理由でアクセス権を削除したかといった履歴の記録が難しく、管理が複雑になりがちだ。現時点では、Atlassian製品自体に、非アクティブユーザーを自動的に非アクティブ化する機能は組み込まれていない。

このような課題を解決するために開発されたのが「Cost Slasher」という新しいアプリである。これは、非アクティブユーザーの管理プロセスを自動化し、コスト削減を支援することを目的としたベータ版のアプリケーションだ。Cost Slasherは、Atlassianが提供するAPIを活用してユーザーの活動データを取得し、柔軟に設定可能なポリシーに基づいて非アクティブユーザーを特定し、管理する。

Cost Slasherの主要な機能は多岐にわたる。まず、「アプリごとの非アクティブポリシー」を設定できる点だ。これにより、例えばConfluenceは毎日利用するがJiraはごく稀にしか開かないといったユーザーに対して、アプリごとに異なる非アクティブの猶予期間（デフォルトは30日）を設定できるため、誤って必要なアクセス権を削除するリスクを減らせる。猶予期間が過ぎると警告通知が送られ、その後設定された警告期間（デフォルトは48時間、最短24時間）が経過すると、アクセス権が削除される可能性がある。

「復元保護」機能も備わっており、一度アクセス権が回復したユーザーがすぐに再び非アクティブと判断されないよう、一定期間（デフォルトは48時間）保護する。また、アクセス頻度は低いものの、業務上アカウントを維持する必要がある特定のユーザー（例えば財務責任者など）は、「除外リスト」に追加することで自動的な処理から除外できる。

このアプリの「自動解放」機能は、非常に慎重に設計されている。デフォルトでは自動解放は「オフ」の状態で提供され、ユーザーが各アプリについて、活動状況の検証、アカウント復元のテスト、警告通知のテスト、システムが現在のシート数を正しく把握しているかの検証といった、いくつかの厳格なチェックをクリアしなければ、自動解放を「オン」にできない。これは、誤って重要なユーザーのアクセス権を削除してしまうというリスクを最小限に抑えるための配慮だ。自動解放がオンになるまで、アプリはユーザーの活動データを読み取らない。ただし、管理者が手動で非アクティブユーザーを特定し、アクセス権を削除する機能は利用できる。

「Time away」機能は、他の競合アプリには見られない特徴的な機能だ。ユーザーが長期休暇などを取る際、その期間だけライセンスを一時的に解放し、復帰時には同じ席（ライセンス）が確保されるように予約しておくことができる。これにより、休暇中の無駄なライセンス費用を削減しつつ、復帰時のアクセス問題を未然に防ぐことが可能となる。

さらに、Cost Slasherには「シート上限」機能があり、各アプリで利用できるライセンス数に上限を設定し、上限を超過したリクエストはキューに入れて順番待ちさせることができる。管理レポート機能では、集計された利用状況データをPDF、CSV、JSON形式でダウンロード可能で、個別のユーザー名は含まれないため、プライバシーにも配慮されている。監査ログも充実しており、誰がいつ、どのアカウントに対してどのような操作を行ったかを詳細に記録し、期間やカテゴリなどでフィルタリングして確認できる。

Cost Slasherの導入によるコスト削減効果は、JiraとConfluenceの両方を利用するユーザーが多い環境で特に顕著になる。例えば、250ユーザーのJira Standardサイトで10%（25人）の非アクティブユーザーがいる場合、年間で約2,460ドルの無駄な費用が発生する可能性がある。Cost Slasher自体の費用を考慮しても、非アクティブユーザーを適切に管理することで、数ヶ月から1年で投資を回収できる可能性がある。特に、年間契約で上位のユーザーティアから下位ティアへ移行できる場合、その削減効果は非常に大きくなる。競合他社のアプリと比較すると、100ユーザー規模ではCost Slasherが高価に見えるかもしれないが、JiraだけでなくConfluenceやJSMエージェントのライセンスも管理する場合や、長期休暇から復帰したユーザーへのライセンス再付与にかかる手間を考慮すると、その価値は高まると考えられる。

Cost Slasherのインストールは、Atlassian Marketplaceから行う。セキュリティとデータ連携について、アプリはAtlassianのAPIとCost Slasherのサービス（AWSアイルランドリージョンで稼働）にアクセスする。回復時のサインインやメール通知もAWSアイルランドリージョンで実行される。Admin APIキーはAtlassian Forgeのセキュアなストレージに保存され、アプリ開発者側に直接送られることはない。データレジデンシー（データの保存場所）についてはサポートされていないため、特定の要件がある場合は注意が必要である。

開発者は、アプリのリリースにあたりいくつかの反省点も述べている。当初、「非アクティブユーザーを自動で見つける」という表現を用いていたが、ベータ版では自動解放機能がデフォルトでオフになっているため、この表現は誤解を招くとして修正された。これは、ユーザーの安全性を最優先する設計思想を反映している。また、APIからの「204 No Content」レスポンスが必ずしもアカウントのアクセス権削除を意味しないことや、デモサイトのセットアップ時に技術的な問題が発生したことなど、実際の開発過程で得られた知見も共有されている。

結論として、Cost SlasherはAtlassian製品のライセンスコストを最適化し、非アクティブユーザー管理の手間を軽減するための強力なツールである。特に、詳細な非アクティブポリシーの設定、Time away機能、そして監査機能により、企業のIT管理者がより効率的かつ安全にユーザーライセンスを管理できるよう支援する。小規模な組織（10ユーザー以下）であれば無料で利用できるため、試してみる価値はあるだろう。より大規模な組織では、コスト削減効果と管理の自動化によるメリットを考慮して導入を検討すると良い。ただし、自動解放機能は慎重な検証を経てから利用すべきであり、そのための明確なステップがアプリ内に用意されている。