【ITニュース解説】Lean and how it relate to IT

Leanとは、システムを意図的に改善することで、無駄を減らし、顧客に価値を届ける考え方である。これは、私たちがソフトウェアを開発する仕事と非常によく似ている。私たちは顧客のアイデアを、実際に動くサービスに変え、それによって顧客に価値を提供する。Leanの考え方は、このようなソフトウェア開発のプロセスを継続的に改善するための実践方法と言える。

Leanを実践するには、まず五つの基本的な問いに答えることから始まる。最初の問いは、「私たちの目的は何であり、顧客のためにどのような問題を解決しようとしているのか」である。この問いは、私たちが顧客に提供する価値を明確にし、システムが目指すべきゴールを設定する手助けとなる。この目的を最初に明確にし、常に中心に据えることで、私たちは真の価値に焦点を当て、目標達成に向けて前進し続けることができる。

次に、「目的を達成するために、私たちは何をすべきか」という問いである。これは、顧客に価値を届けるために必要な一連の作業を定義する。この定義に基づいて、会社全体の「バリューストリーム」を構築できる。バリューストリームとは、アイデアが顧客に届くまでの全てのステップとプロセスを指すものだ。

三つ目の問いは、「この作業を完了するために、どのような能力が必要か」である。これは、定義された作業を適切に実行するために必要なスキルや技術、リソースを特定することに繋がる。

四つ目は、「作業を効果的に実行するための管理システムと、それを支えるソフトスキルは何か」である。私たちは、何をすべきか、どうすべきかを知った後、その作業が円滑に進むための仕組みや、チームメンバー間のコミュニケーション、協力といった人間的な側面も考慮する必要がある。

そして最後の問いは、「システムを目標へと推進するための、根底にある基本的な考え方やマインドセットは何か」である。これは、チームや組織全体が共有すべき価値観や信念、行動原理であり、システム全体の方向性を定める重要な要素となる。

これらの五つの問いを繰り返し自問し、その答えを日々の作業に適用していくことで、私たちはシステムを継続的に改善し、最終的には無駄をゼロにしたバリューストリームの実現を目指す。

IT分野においてLeanを適用する場合、バリューストリームはビジネス要件やアイデアの定義から始まる。次に、その要件やアイデアを開発を通じてアプリケーションやサービスとして形にし、顧客が利用できるようにする。そして最後に、IT運用を通じてそのサービスを顧客に提供する、という一連の流れで構成される。

このバリューストリームを念頭に置き、Leanの考え方をシステムに適用する方法は主に三つある。

第一の方法は、「フローを定義すること」である。システム全体のフローは、個々の作業とそれらの作業間の繋がりによって形成される。この個々の作業と、作業同士が連携する方法の両方を最適化することで、システム全体の効率を最大化できる。具体的な実践としては、まず各個人がバリューストリーム全体の流れと方向性を理解することが求められる。フローは常に一方向に進むべきであり、逆戻りしたり停滞したりすることは無駄と見なされる。そのため、手戻りが発生した場合はそれを可視化し、速やかに解決する必要がある。また、各自が自分の作業に責任を持ち、一度完了したものが再び手元に戻ってこないようにすることも重要である。さらに、個人は常に改善を追求し、新しい技術や実験を積極的に取り入れて、各ステップにとって最適な方法を見つけ出すよう努めるべきだ。既知の問題は決して下流のステップに先送りせず、問題が発生した最も近い場所で処理する必要がある。これは、全員が「完了の定義」を理解し、自分の作業が次へ進む前にきちんと完了しているかを評価・判断できるようにすることを意味する。そして、個人のパフォーマンスを向上させようとする局所的な最適化が、結果として他の人のパフォーマンスに悪影響を与え、全体のパフォーマンスを低下させてしまうような事態は避けるべきである。

第二の方法は、「フィードバックループを作成すること」である。フローが前方に進み、作業が完了した後、私たちは顧客からフィードバックを求めることができる。このフィードバックを通じて、私たちの行った変更が実際に顧客に価値をもたらしたかどうかを確認し、次なる改善に繋げることが可能となる。顧客の声を聞くことで、より顧客のニーズに合致したサービスを提供できるようになる。

第三の方法は、「失敗と学習を許容する環境を作り出すこと」である。失敗はコストがかかるものだが、学習と改善のためには不可欠な要素である。失敗から学ぶことは、改善のための重要なステップであり、実験や失敗を許容する環境を整えることで、私たちはより速く学習し、システムをより回復力のあるものにすることができる。新しいことに挑戦すれば、必ずしもすべてがうまくいくとは限らない。しかし、その失敗から教訓を得て次に活かすことができれば、それは単なる損失ではなく、将来の成功への投資となるのだ。

まとめると、Leanは無駄を削減し、リソースを効率的に使うことで、システム全体を最適化し、顧客への価値提供を最大化する方法である。まず、Leanの五つの核となる問いを理解し、強固な基盤を築く。その基盤の上に、具体的な作業に影響を与える三つの方法を適用していく。具体的には、まずバリューストリームのフローを明確にし、そこに存在する問題点を特定する。次に、顧客からのフィードバックを得るためのループを組み込む。そして、最後に、失敗を受け入れ、そこから学習することを許容する慎重に設計された環境を構築する。これらの実践を通じて、ITシステムは常に進化し、より高い価値を顧客に提供できるようになる。