【ITニュース解説】Microsoft Copilot Search: How It Works and What to Check Before Rollout

Microsoft Copilot Searchは、企業や組織が日々の業務で使う情報を見つけやすくするための、人工知能（AI）を活用した新しい検索機能である。これは、メール、会議の記録、ファイル、そして様々な業務アプリケーションの中に散らばっている情報を、より効率的に見つけ出すことを目的としている。従来、キーワードだけで検索すると、探している情報に関連する文脈や意味を見落としてしまうことがあったが、Copilot Searchはキーワードだけでなく、人間が話すような自然な言葉（自然言語）での質問にも対応している。例えば、「先週送られた予測に関するメール」や「地域別のマーケティング実績を示すスプレッドシート」といった具体的なファイル名や場所を知らなくても、質問するだけで関連する情報を探し出せるのだ。

この検索機能は、Microsoft 365のコンテンツはもちろんのこと、接続された様々な外部サービス（サードパーティソース）からも情報を探し出すことができる。Microsoftは現在100以上のコネクタ（接続するための仕組み）を提供しており、さらに多くのサービスと連携することが可能である。検索結果は、どの情報源が接続され、どのように設定されているか、そしてその情報にアクセスするユーザーが既に持っているアクセス権限に依存する。つまり、ユーザーは自分がアクセスを許可されている情報だけを検索結果として見ることができ、セキュリティは既存の仕組みがそのまま適用されるので安心して利用できる。

Copilot Searchは、自然言語とキーワードの両方に対応している点が大きな特徴である。自然言語での検索では、AIが質問の「意味」や「文脈」を理解し、最も関連性の高い情報を探し出す。これは、文書の正確なタイトルや保存場所が分からなくても、求める情報を見つけ出すのに非常に役立つ。一方、特定の名前や用語が分かっている場合は、これまで通りキーワード検索も利用できる。このように、状況に応じて柔軟な検索方法を選べるのだ。

さらに、Copilot Searchは、一部の自然言語での質問に対して、AIが生成した簡潔な回答を検索結果の上部に表示することがある。これは、Microsoft Copilot Chatの機能を利用しており、回答の元になった情報源も一緒に示される場合があるため、ユーザーはその情報をさらに深掘りすることもできる。また、組織は、よくある質問に対する定義や重要な資料へのブックマーク、社員の役割に関する情報など、特定の社内ニーズに対する回答を事前に登録することも可能である。

Copilot Searchは、関連する情報を「見つける」ことに特化しているが、見つけた情報をもとにさらに会話を進めたり、コンテンツを作成したり、他のタスクを完了したりしたい場合は、Microsoft Copilot Chatが役立つ。Copilot Chatは、より対話的な形式で質問に応え、情報分析や文章のドラフト作成などを支援する。例えば、Copilot Searchでレポートの状況を見つけた後、Copilot Chatでそのレポートの内容についてさらに質問したり、要約を作成させたりと、両者は連携してユーザーの作業をサポートする。Searchは情報を見つける出発点となり、Chatはその情報をもとに次のアクションへ進むためのツールであると言える。

Microsoftが提供する既存の検索機能であるMicrosoft SearchとCopilot Searchにはいくつかの違いがある。Copilot SearchはAIを活用したセマンティック検索（意味を解釈する検索）を特徴とし、自然言語に対応している。利用には、対応するMicrosoft Copilotのライセンスが必要となる。一方、Microsoft Searchは主にキーワードに基づいた検索であり、追加のライセンスなしで利用できる場合が多い。Copilot Searchは、接続された外部サービスに対しても意味を解釈する検索を適用できるが、Microsoft Searchでは管理者が設定した特定の検索領域でのみコネクタの検索結果が表示されることが多い。また、Copilot SearchはCopilot Chatとシームレスに連携できるが、Microsoft Searchにはそのような統合されたChat機能はない。

Copilot Searchの導入を検討する際には、いくつかの重要な確認事項がある。まず、利用したいユーザーがCopilotを利用できるアカウントとライセンスを持っているかを確認する必要がある。また、使用する環境が要件を満たしているか、特に米国政府機関向けのクラウド環境（GCC, GCC High, DoD）では利用可能な機能やスケジュールが異なる場合があるため、事前に確認が必須である。

次に、アクセス権限と接続データについてしっかりとレビューすることが重要だ。Copilot Searchは、既存のセキュリティ設定とプライバシー設定に従って動作し、ユーザーが既にアクセスを許可されている情報のみを検索結果として表示する。つまり、検索機能によって新しいアクセス権限が付与されることはない。そのため、追加の情報源を接続する前に、コネクタの設定、情報の機密性分類、データの保持設定、そしてアクセス制御が適切に設定されているかを十分に確認する必要がある。不正な情報が検索結果として表示されないように、基盤となるアクセス権限とコンテンツ管理が確実であることが重要である。

導入前の実践的なチェックとして、まずは対象ユーザーがライセンスとアカウントの資格を満たしているか、そしてCopilotアプリで「検索」タブが表示されるかを確認する。次に、どのようなMicrosoft 365のデータや外部サービスがCopilot Searchに接続されているかを把握し、コネクタの設定を検索対象範囲として確認する。そして、接続されているコンテンツに対するアクセス制御が適切に設定されており、情報を見つけられるべき人が見つけられ、見つけられないべき人が見つけられないようになっているかを再確認する。最後に、ユーザーが必要とする情報に対して、特定のキーワードでのクエリと自然言語でのクエリを実際に試してみて、期待するコンテンツが発見され、かつ許可されたコンテンツのみが表示されることを検証することが求められる。

Copilot Searchは、あくまで情報の発見を支援するツールであり、それ自体がタスクの要件定義、所有者の割り当て、依存関係の管理、進捗状況の追跡、またはチームのワークフローの標準化を行うものではない。これらの目的のためには、プロジェクト管理プラットフォームのような構造化された環境が必要となる。例えば、要件、課題、目標、割り当て、決定事項、進捗報告など、情報と作業を関連付ける仕組みである。Copilot Searchとプロジェクト管理は互いに補完し合う関係にあり、一方は情報のコンテキストを見つけるのに役立ち、もう一方は作業がどのように計画され、実行されるかを管理する。

従業員がMicrosoft 365や接続されたシステムの中から情報を探すのに時間を費やしている場合は、Copilot Searchの導入から始めるのが良いだろう。一方で、主な課題が一貫した所有者の設定、要件の追跡、依存関係の管理、成果物の報告、またはプロジェクト固有のワークフローにある場合は、プロジェクトプラットフォームから始めるべきである。そして、チームが広範な情報発見と同時に、構造化された連携と実行の両方を必要とする場合は、これら両方を活用するのが最も効果的だと言える。重要なのは、タスクに合わせて適切なツールを選択することである。組織内の情報を見つけるには検索を使い、その情報から具体的な、追跡可能な作業へと転換するにはプロジェクトワークフローを利用する、という使い分けが重要である。